Módulo Vendas e Faturamento

Introdução

Este módulo permite ao usuário do sistema realizar orçamentos para os clientes da empresa e, posteriormente, confirmar a venda através do faturamento. Somente após o faturamento haverá alteração financeira (ex.: comissões, movimentação de caixa, contas a receber, entre outras) e de estoque. A pré-venda pode ser feita através da tela de orçamentos e venda rápida. Neste modulo também é possível realizar, com agilidade, troca de mercadorias ou devolução de vendas feitas para os clientes. Por ele ainda é possível organizar o transporte das vendas realizadas, através dos relatórios de romaneio de cargas.

Orçamentos

Abaixo você pode ver o padrão visual da funcionalidade de Orçamento, ela pode ser acessada pelo Menu lateral na tela inicial, pelo menu superior em Vendas → Orçamentos ou pela tecla F6.

Existem algumas maneiras para selecionar os produtos:

• O produto pode ser selecionado clicando com o mouse duas vezes.
• Pressionando a tecla Espaço.
• Usando o código de barras. Para isso o código de barras tem que estar cadastrado como referência do produto. Sendo assim clique no campo código e passe o leitor no produto.

Após selecionar um produto no grid e pressionar as teclas de atalho Ctrl+F1, uma mensagem informativa será exibida, apresentando os valores de preço de custo do produto, preço de venda e estoque disponível.

Na parte inferior da tela de orçamentos há opções de descontos e acréscimos sobre a venda total.

Também é possível conceder descontos em produtos pré-definidos:

• Para conceder desconto por produto, clique no produto e depois aperte F12 no teclado.
• Para conceder acréscimo por produto, clique no produto e depois aperte F11 no teclado.

Lembre-se que os campos de descontos e acréscimos devem ser preenchidos antes de passar para a aba COBRANÇA.

Para inserir uma observação em um produto da venda basta selecionar o mesmo na lista pressionar F10.

A aba Cobrança é utilizada para editar as opções financeiras da venda, tais como meio de pagamento, número de parcelas, data de vencimento das parcelas e valores de cada parcela.

Através da aba Informações Adicionais é possível informar o local da operação, sendo:

• Não se aplica (NF-e complementar ou de ajuste)
• Operação presencial
• Operação não presencial, pela Internet
• Operação não presencial, tele atendimento
• NFC-e em operação com entrega a domicílio
• Operação não presencial, outros

Também é possível informar o tipo de consumidor, sendo Normal ou Final. O local informado pelo sistema por padrão a cada nova venda é Operação Presencial e o tipo de consumidor é o mesmo informado no cadastro de cliente, podendo ambos serem alterados de acordo com a necessidade.

Por meio da aba Observações é possível inserir outras informações sobre o produto e também sobre a venda realizada. Essas observações serão impressas no orçamento.

Somente após o faturamento, os produtos saem do estoque e o financeiro do cliente é lançado. O faturamento pode ser realizado através da tecla F6 ou do menu lateral na opção FATURAR ORÇAMENTO.

Menu orçamentos

No menu lateral da tela de Orçamentos há opções, que também podem ser acessadas por meio de teclas de atalho, que influenciam na realização da venda conforme a imagem:

Também é possível acessar o Menu clicando com o botão direito do mouse da parte inferior da tela de orçamento. Algumas opções estarão desabilitadas caso a tela esteja ou não em modo de edição. Dentre as várias opções, algumas devem ser ressaltadas:

Venda Rápida

Acessada pelo comando CTRL+F6, ou pelo menu superior em Vendas → Venda Rápida, ou através do aplicativo (atalho), a tela de venda rápida é destinada a quem é menos dependente do mouse e deseja mais agilidade na venda.

Através da tela de Venda Rápida é possível executar vendas utilizando apenas os comandos do teclado, de forma intuitiva como mostrado na imagem abaixo.

Tela de informações do produto exibida ao pressionar as teclas de atalho Ctrl+F1

Venda a prazo na tela de Venda Rápida

Para realizar uma venda a prazo na tela de Venda Rápida siga os passos a seguir:

1. Tecle F2 para solicitar uma nova venda.
2. Para selecionar o cliente, aperte a barra de espaço com cursor no campo de seleção de cliente ou clique na lupa de pesquisa, que abrirá a pesquisa de clientes. Pesquise o cliente usando as setas para navegar na lista e a tecla ENTER para selecionar.
3. O cursor irá para o campo de vendedor, tecle barra de espaço e selecione o vendedor. Pressione ENTER para o cursor ir para a pesquisa de produtos.
4. O cursor irá para o campo de produto, insira o código do produto caso saiba ou tecle barra de espaço, e vá para pesquisa de produtos, selecione o produto com a tecla ENTER. Pode ser usado o leitor de código de barras para selecionar o produto caso o produto tenha o código cadastrado.
5. Após escolher o produto, pode-se movimentar utilizando as setas entre os campos de quantidade, valor e altera-los caso necessite. Pode-se, também, no ato de colocar o produto, inserir a quantidade antes. Exemplo: para inserir 5 unidades de um produto digite 5 x 'código do produto' ou 5 x' e passe o leitor no código de barras.
6. Após inserir os produtos, dê desconto (F11) ou acréscimos (F12) necessários.
7. Para finalizar (indo para meio de pagamento) aperte F2.
8. Para alterar a forma de pagamento, aperte a tecla barra de espaço e selecione o meio de pagamento desejado.
9. No campo Parcelas, insira o número de parcelas caso o meio de pagamento selecionado permita.
10. Sendo a venda a ser realizada a prazo, o campo saldo ficará com o valor da venda.
11. Para movimentar entre as parcelas geradas, utilize as setas do teclado, podendo alterar data de vencimento, e meio de pagamento de cada parcela, apertando a tecla barra de espaço.
12. Após inserir a cobrança corretamente, aperte F2 para salvar.
13. Para imprimir a venda tecle F7.
14. Para faturar a venda tecle F6.

Venda a vista na tela de Venda Rápida.

1. Após fazer todo o processo de inserção de cliente, vendedor e produtos (como mostrado anteriormente) vá para meio de pagamento F2.
2. Altere a forma de pagamento, apertando a tecla barra de espaço e selecione o meio de pagamento desejado, no caso dinheiro. Meio de pagamento dinheiro possui apenas uma parcela.
3. Sendo a venda em dinheiro, o campo valor recebido ficará com o valor da venda. Tem-se a opção de inserir no campo valor recebido, o valor em dinheiro que o cliente entregou, para que o sistema lhe apresente o troco. Por exemplo, uma venda no valor de R$50,00 e o cliente lhe passa uma nota R$100,00, digite 100,00 no campo valor recebido que o sistema lhe apresenta a seguinte tela.

Após inserir os valores da venda, salve a venda com atalho F2, imprima usando F7 e depois fature a venda pelo atalho F6.

Faturamento

Este módulo mostra todos os orçamentos que ainda não foram faturados, podendo ser acessado pelo Menu superior do sistema em Vendas → Faturamento.

Os orçamentos podem ser exibidos de acordo com as seguintes opções:

1. Mostrar todos
2. Mostrar por cliente
3. Mostrar por vendedor
4. Mostrar por rota
5. Mostrar por período

No exemplo abaixo, durante o faturamento do orçamento foi verificado que havia um produto com estoque insuficiente. Para realizar o processo de corte de produtos basta marcar o orçamento desejado e clicar em Menu →Corte de Produtos. Será possível visualizar o estoque atual do produto, a quantidade vendida e ainda a quantidade insuficiente.

Logo em seguida deve-se clicar em Processar para dar continuidade ao corte de produtos.

Em seguida, será necessária uma confirmação para realizar o procedimento. Um relatório com as informações sobre o produto excluído (que poderá ser impresso) será exibido após essa confirmação.

Para visualizar os relatórios relativos aos faturamentos, acesse o menu principal Relatórios → Vendas.

Romaneio de Carga por Palete

O módulo de Romaneio de Carga por Palete é um módulo auxiliar para organização logística dos orçamentos, abertos e faturados.

Trocas e Devoluções

O Módulo de Trocas e Devoluções auxilia de forma prática a movimentação de entrada e saída de produtos devolvidos ou trocados. Este Módulo gerencia apenas o estoque dos produtos, assim os valores financeiros devem ser alterados manualmente de acordo com a transação. Para realizar uma devolução ou troca de produtos, as operações de devoluções e trocas devem ser previamente criadas e configuradas no módulo Operações de Trocas e Devoluções. Para isso, o suporte técnico do sistema deve ser contatado.

Devolução de Venda

A devolução de uma venda pode ser realizada no sistema através de dois passos. Acesse: Vendas → Devoluções para exibir a tela de devoluções e clique em Novo. Nesta aba devem ser informados os dados da devolução que será realizada.

Na aba Passo 02 será realizada a devolução dos produtos. Aparecerão todos os itens das vendas selecionadas, com os respectivos preços e quantidades vendidas. Caso queira efetuar troca ou devolução de todos os produtos, clique com o botão direito sobre um dos itens e selecione uma das opções do menu suspenso.

Ou selecione o produto que vai ser devolvido e no campo DEVOLVIDO insira a quantidade a ser devolvida conforma imagem abaixo.

• Se a devolução for total, ou seja, a quantidade vendida do produto for a igual à quantidade devolvida, o produto ficará com a cor VERMELHA após salvar.
• Se a devolução for parcial, ou seja, a quantidade vendida for diferente da devolvida o produto ficará com a cor VERDE.
• Caso fique AZUL após salvar, é que nenhuma quantidade daqueles produtos foi devolvida ou trocada.

Clique em salvar. Para que a devolução altere o estoque dos produtos, acesse Menu e clique em Faturar Devolução ou pressione a tecla F6.

Demais Funções do Menu da Tela de Trocas e Devoluções

Gerenciamento Financeiro de uma devolução

O processo de devolução não altera os valores da venda que foi realizada anteriormente. Portanto esta alteração deve ser feita manualmente, de acordo com a política da empresa, onde se deve escolher a forma de como tratar o crédito gerado para o cliente.

Abaixo estão listadas algumas das opções que poderiam ser utilizadas pela empresa:

1. Caso a venda tenha sido realizada com uma forma de pagamento a prazo, e o cliente ainda não tenha realizado o pagamento, poderá ser realizada a alteração do valor da conta a receber. Para alterar o financeiro da conta a receber na tela de devolução acesse Menu → Lançamento de contas a receber, pesquise a conta a ser alterada e faça as devidas alterações. Ou então acesse Financeiro → Contas a Receber → Lançamentos de contas a receber.
2. Caso o cliente já tenha pagado a venda e a empresa trabalhe com devolução de dinheiro, para controlar a saída do dinheiro do caixa da empresa o processo a ser seguido pode ser de lançar uma conta a pagar da empresa para o cliente e fazer a retirada em dinheiro do valor no caixa. Para isso acesse Financeiro → Contas a Pagar → Lançamento de Contas a Pagar.
3. Caso o cliente já tenha quitado a dívida e a empresa não trabalhe com devolução de dinheiro o processo a se fazer é o lançamento de vale crédito para o cliente. Desta forma o cliente ficará tendo o saldo para ser descontado em compras futuras. Para saber como lançar um vale crédito consulte a seção VALE CRÉDITO.

Troca de produtos

O processo de troca é composto pela devolução do produto e a troca por outra mercadoria. Desta forma é necessário seguir todos os passos explicados na seção de devolução de venda, para posteriormente realizar a troca da mercadoria. O processo de troca pode ocorrer por um produto de maior ou menor valor que a mercadoria adquirida na primeira venda. Abaixo serão mostrados os processos que devem ser realizados para cada uma destas situações.

Troca por produtos com valor maior que os produtos devolvidos

Para realizar o processo de troca acesse: Vendas → Devoluções e a tela de devoluções será exibida. Clique em Novo. O passo 1 e passo 2 correspondem ao processo de devolução, faça os passos conforme o que foi explicado em Devolução de Venda, mas ainda não fature. No Passo 3 insira o novo produto, pesquise por código ou descrição o produto desejado, insira a quantidade e altere o preço caso tenha necessidade.

É interessante analisar os valores gerados nos campos totais conforme a tabela abaixo:

Troca por produtos com valor maior que os produtos devolvidos

Como nesse exemplo o novo produto (R$89,90) tem valor maior que o produto devolvido (R$45,90), então será gerado um valor de débito para o cliente (Total Débitos = R$44,00). Clique em Salvar.

Para alterar o estoque do produto devolvido, acesse: Menu → Faturar Devolução (F6), caso a operação não esteja marcada para faturar automaticamente. Após o faturamento será gerado um orçamento com os dados da troca. Saia do módulo de devoluções e acesse: Vendas → Orçamentos. Aparecerá o orçamento gerado com o novo produto. Para que o valor da troca fique correto, sendo o valor do débito gerado na troca, conceda um desconto no valor do produto devolvido.

Troca por produtos com valor menor que os produtos devolvidos

Nessa situação, a troca de produtos é feita de maneira semelhante à mostrada na seção anterior. Insira o novo produto pesquisando por código ou descrição, depois altere a quantidade e coloque o preço caso tenha necessidade. Dessa vez será gerado um total de créditos (já que o produto selecionado na troca tem valor menor que o produto devolvido no passo 2), conforme a figura abaixo:

Salve e fature a devolução (F6), depois acesse: Vendas → Orçamentos.

No orçamento criado selecione uma operação de troca que não possui financeiro. Como o valor devolvido é maior que valor do produto trocado, o desconto deverá ser de 100% (cem por cento).

Salve o orçamento e fature. O valor financeiro do crédito gerado no processo de troca pode ser trabalhado conforme indicado na seção de Gerenciamento do Financeiro de uma Devolução. Na próxima seção será mostrado como fazer vale crédito, uma função muito útil para quando é gerado crédito na devolução ou troca.

VALE CRÉDITO

O Vale Crédito é uma forma de fornecimento de crédito pela empresa ao seu cliente. Constitui-se de um determinado valor que a empresa teoricamente deve ao cliente. Este valor pode ser utilizado pelo cliente para compra de novos produtos na empresa.

Como fazer um vale crédito

1. Inicialmente é necessário cadastrar o meio de pagamento Vale Crédito e o plano de contas despesas Vale Crédito. Seguem exemplos do cadastro de meio de pagamento e plano de contas para esta modalidade:

2. Posteriormente acesse: Cadastros → Clientes → Cadastro de Clientes, pesquise pelo cliente e o marque também como fornecedor.

   

3. Acesse: Financeiro→ Contas a pagar → Lançamento de Contas a Pagar.

4. Lance uma conta a pagar no valor do crédito disponível, em nome do cliente. No meio de pagamento coloque vale crédito e o plano de contas vale crédito. Esta conta será quitada automaticamente, conforme a configuração feita no meio de pagamento.

   

   No caso de uma devolução ou troca por produto de menor valor em que se queira fazer um vale crédito, o valor do crédito gerado na troca deverá ser o valor inserido na conta a pagar.

5. Para certificar-se de que o lançamento do vale crédito foi efetuado acesse o cadastro do cliente e verifique na aba Vale Crédito se o valor está disponível.

6. 

   Realizando Vendas com Meio de Pagamento Vale Crédito

O processo de venda para clientes que possuem vale crédito é o mesmo que uma venda comum, a única coisa que é diferenciada é a forma de pagamento que deve ser Vale Crédito. Desta forma, ao realizar uma venda para o cliente que possui vale crédito na empresa, deve selecionar o meio de recebimento vale crédito e colocar o valor correspondente ao valor disponível do vale.

Se a venda for maior que o saldo do vale crédito, crie duas ou mais parcelas na cobrança. A primeira parcela deve ser com meio de pagamento vale crédito e com o valor a ser quitado do vale crédito do cliente. As outras parcelas devem estar com o meio de pagamento e valor acordado com o cliente.

Quando a compra realizada possui um valor menor que o vale crédito disponível, o cliente ainda possuirá saldo na empresa, podendo ser verificado no seu cadastro na aba Vale Crédito.

Recebendo contas com Meio de Pagamento Vale Crédito

Caso o cliente deseje utilizar o vale crédito que possui na empresa para pagar uma conta pendente, se a empresa permitir esse tipo de transação, em recebimento de contas selecione o meio de pagamento vale crédito.

Operação de Trocas e Devoluções

Este cadastro deve ser realizado para configurar a operação que será utilizada na tela de Trocas e Devoluções. O nome da operação será definido de acordo com a natureza da operação de devolução. Exemplos: Devolução Gerando Vale Crédito, Devolução com troca ou somente Devolução.

Os campos Operação de Remessa, Operação de Devolução e Operação de Troca serão definidos de acordo com operações já existentes, seguindo a necessidade do processo de devolução que está sendo configurado.

Busca Preço

Acessado pelo comando F5, ou pelo menu superior em Vendas → Busca Preço esta função é utilizada para consulta rápida de preço de produtos. Também é possível visualizar fotos do produto e quantidade em estoque.

Ao pressionar a tecla de atalho F2, o campo PREÇO VENDA será modificado para PREÇO CUSTO, acompanhado pelo valor correspondente do produto