Configurações para mudança de regime tributário

INFORMAÇÕES

Vamos relatar aqui a situação de uma empresa optante pelo Simples Nacional, mudando para o Regime Normal. Quando uma empresa muda para o Regime Normal, a empresa pode sair por vários motivos, desde a voluntariedade até a obrigatoriedade. O ideal é que essa mudança seja planejada com antecedência, pois as mudanças implicam em várias situações e uma delas está relacionada à parte cadastral, assim o cliente deve avisar com antecedência para que seja feito um planejamento.

Deve existir um planejamento por etapa:

1. Coleta dos dados com a contabilidade
2. Validação das tributações de cadastros
3. Alteração das informações no sistema (seja manual ou por script)
4. Cadastro de produtos
5. Entradas de NF-e
6. Emissão de NF-e / NFC-e
7. Conferência de relatórios
8. Geração e validação dos SPEDs

Para que tudo ocorra conforme o planejado, deve ser feito um levantamento e análise dos processos realizados pela empresa. Pois terá que existir uma nova adquedação devido a grande mudança.

COLETA DE DADOS (via e-mail)

1. Atualmente temos um modo de formulário que de acordo com as pode ser alterado, é um modelo que a Eagle usa para os clientes dela, para as Revendas, ela tem que ter o seu próprio formulário. Acesso ao Formulário.
2. Após receber o formulário, deve ser analisado se os dados preenchidos e identificar se o Eagle Gestão atende todas as necessidades.
3. Após a confirmação se faz necessário enviar alguns relatórios, para que a contabilidade possa analisar e verificar os dados cadastrais e deve ser enviados via planilha de excel.
   • Solicitar ao dados da contabilidade e contador (CRC, CPF, CNPJ, Endereço completo)
   • Relatório com os planos de contas
   • Relatório de operação habilitadas
   • Relatório de cadastro de produto por UF
   • Relatório de inventário do dia 31/12 e data atual
   • Solicitar a informação se a empresa possui alguma pendência e se tem a necessidade de gerar Sintegra ou alguma outra informação retroativa.

ALTERAÇÕES NO EAGLE GESTÃO

• Cadastro da Empresa

No cadastro da empresa temos a opção do regime tributário e cadastro do contador, caso esse cadastro não seja preenchido acontecerá erro dentro do validador e não será possível validar o arquivo. As informações como CRC, CPF e CNPJ são obrigatórios para a geração do arquivo, caso o contador não tenha alguma dessas informações e de responsabilidade da empresa e do contador colocar informações não verdadeiras.

• Plano de Contas

Dentro do plano de contas temos campos para preenchimento que estão relacionados aos planos de contas contábeis. Se for realizar alguma movitação de entrada ou saída o plano de conta não tem os dados preenchidos, isso acarretará erros ao validar o arquivo de SPED. Para dúvidas temos um faq falando sobre plano de contas contábeis FAQ

• Operação

No cadastro de operação, temos que levar em consideração a aba SPED, nessa aba temos tem algumas informações que devem ser preenchidas, e podemos citar como a principal a opção Código da Base de Cálculo do Crédito, mas isso não inibe a necessidade de conferir se as demais opções, isso vai de operação para operação. Essas informações devem ser conferidas com a contabilidade, geralmente o cliente não tem conhecimento suficiente para preenchimento das informações.

• Relatório de Tributação

No relatório de tributação por UF é possível identificar toda a tributação daquele produto, é muito importante ter uma gestão de cadastro sendo mais correto possível. Enviando esse relatório através do Excel, a contabilidade pode alterar o que for necessário e retornar a planilha correta, e após é possível importa-la para o banco de dados, corrigindo assim os produtos com tributação incorreta. Aproveitando a situação de tributação de produtos, com as informações descritas na planilha, é possível criar um script para inserir, CST e Alíquota de Pis e Cofins no cadastro de produto, mas para isso tem que entender e verificar se esse é o melhor procedimento a ser feito, visto que essa parte cadastral é responsabilidade do cliente.

• Relatório de Inventário

No relatório de inventário é possível inteirar a contabilidade da situação de estoque da empresa e assim é possível identificar estoque incorreto, que deve ser investigado para tentar identificar possível erros, sejam relacionados as entradas ou saídas. Caso não seja esse o problema, tanto a empresa e a contabilidade deve autorizar uma contagem de estoque. Nós da Eagle temos como dever orientar e direcionar uma melhor forma para que seja feito a contagem de estoque, mas não temos o dever de inserir esse estoque no sistema, e como foi dito, ambas as partes tem que estar cientes da situação e dos problemas que podem vir acontecer, pois a situação de acerto de estoque no âmbito fiscal é uma forma ilegal de fazer a contagem. Caso essa contagem seja proviente de alguma NF-e, a contabilidade deve orientar as informações para cadastro da operação, sendo esse o procedimento mais correto. Mas se tratando de uma empresa que está mudando de regime tributário, ela tem como dever fazer um planejamento de forma antecipada, mas para isso ela deve ter uma parceria, tanto com seu contador, tanto quanto a empresa de software.

MOVIMENTAÇÕES DE ENTRADA E SAÍDA

Todas as movimentações de entrada e saída devem seguir o modelo e as tributações informadas pela contabilidade. É aconselhado ter uma operação para cada movimentação de registro. É aconselhado que seja solicitado junto a contabilidade uma tabela, indicando em qual situação deve ser utilizados determinados CFOP, CST, alíquotas.

• Movimentações de Entrada Durante o lançamento de entrada, seja por importação de XML ou lançamento manual, a empresa deve atentar com relação os campos fiscais, estes campos deve ser conferidos após as entradas e verificados se estão de acordo com as orientações repassadas pela contabilidade. Ao realizar o cadastro de um novo produto através de Importação de XML além de conferir e alteração a tributação no detalhamento do itém, é necessário acessar o cadatros dos produtos cadastros e realizar a alteração de tributação no cadastros, pois assim, na próxima entrada ou na venda da mercadoria a tributação estará correta, não isentando a necessidade de conferir a tributação

• Movimentação de Saída Para todo produto que o seu cadastro esteja com a tribução correta, não será necessário realizar a alteração de tributação. Mas quando necessário o usuário pode alterar.

CONFERÊNCIA EM RELATÓRIOS

Antes de gerar o arquivo de SPED é aconselhado que gere os relatórios de Apuração de ICMS e Apuração de PIS/ Cofins, assim é possível identificar a consistência dos dados. Caso seja identificado alguma informação incorreta, ela deve ser corrigida antes mesmo de gerar o arquivo de SPED.

GERAÇÃO DO PRIMEIRO ARQUIVO DE SPED

O Eagle Gestão possui o módulo de SPED, mas o contribuiente deve gerar o arquivo de forma manual. Esse arquivo contém todas as movimentações de entradas e saídas da empresa, caso as informações sejam empreenchidas corretamente o arquivo de SPED não terá correções a serem feitas. A empresa deve acompanhar a empresa em sua primeira geração de SPED, e deve solicitar a contabilidade a validação do arquivo de SPED, caso tenha correções será necessário fazer o levamento dos dados incorretos para a realização da correção do arquivo de SPED

ENTREGA DO ARQUIVO DE SPED

Em conversa com uma contabilidade, o idéal é que todas as empresas enviem o arquivo de SPED até o máximo dia 02 do mês subsequente juntamente com as notas fiscais para que seja feito o calculo de imposto. Pois no dia 08 tem que ser pago o imposto de ICMS, e até o dia 10 o sped deve validado e enviado com as devidas correções. Para a apuração do SPED Contribuições, ele é pago no dia 25. Caso tenha atrasos para transmissão do arquivo de SPED podem ocorrer multas. O prazo para retificação são de 90 dias, após esse prazo, caso seja necessário a retificação podem acorrer multas.

DOWNLOAD DO VALIDADOR

É possível baixar os validadores do Sped Fiscal e Contribuições no site do SPED. Os validadores são programas nacionais e criados para conferir os registros.